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This job has expired

Hotel Secretary f/m/d (Administrative Assistant)

Employer
sea chefs
Location
Nationwide
Salary
Competitive
Closing date
22 Jul 2019

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Hotel Secretary f/m/d (Administrative Assistant)

The language on board with the passengers is German. Therefore, an excellent knowledge of German language is compulsory as well as fluent business English. Please see German job description:


Aufgabenbereich

  • Allgemeine Broarbeiten: Datenverwaltung und - pflege, Ablagesysteme, Schreibarbeiten, Korrespondenz, Vorbereiten von Unterlagen fr den GM / HM sowie das Gste Service Team
  • Gewissenhaftes Handling von Emails und Telefonaten sowie Verschwiegenheitsverpflichtung
  • Erstellung und regelmige Aktualisierung des Cruise Planners in Absprache mit General Manager / Hotel Manager und anderen Abteilungen
  • Fhren und verwalten von Protokollen, Logs, Trainingslisten, Checklisten, Corrective Actions und Follow Ups nach Vorgabe GM/ HM in der Regel im Zusammenhang mit Meetings (GM & HM Meeting), Briefings, Audits, Inspektionen und Trainings
  • Terminvereinbarungen im Namen von GM / HM, Versendung von Einladungen & Besttigungen und Gewhrleistung des Informationsflusses
  • Bekanntmachung von Informationen und Versendung von Mitteilungen im Namen von GM/ HM
  • Enge Zusammenarbeit mit GM/ HM sowie dem Gste Service Team, sowie regelmige und gewissenhafte Berichtserstattung und Kommunikation
  • Pflege des Fleet Operation Manuals (ConSense)
    • Untersttzung der HODs im Umgang mit dem FOM und bei nderungswnschen, sowie Schulung neuer HoD's
    • Kontrolle der Dokumente im FOM
  • Koordination und Cross-check der Bordprintmedien
  • Zhlung und Zusammenfassung der Schwerpunkte des Gstezufriedenheitsreportes fr die einzelnen Departments
  • Side Duties fr andere Abteilungen zum Beispiel als Aushilfe
    • Tender Operation, Abwicklung von Treffpunkten, Dispatch
    • Am Wechseltag Check-in oder Untersttzung der BRL
    • Zustzliche Duties in Absprache mit GM / HM

Qualifikation / Erfahrung

  • Qualifizierte Ausbildung im Hotelgewerbe o..
  • Mindestens zweijhrige Berufserfahrung in relevanten Bereichen, wenn mglich an Bord von Kreuzfahrtschiffen
  • Verhandlungssicheres Deutsch (Wort und Schrift)
  • Sehr gutes Englisch (Wort und Schrift)
  • Hohe Dienstleistungsbereitschaft gegenber Passagieren und Mitarbeitern
  • Sehr gute EDV Kenntnisse (MS Office, Rescom)

Anforderungsmerkmale
  • Flexibilitt und strukturiertes Arbeiten, insbesondere in Bezug auf Datenverarbeitung und Ablageorganisation
  • Integre Vertrauensperson
  • Kommunikationsstrke, Teamplayer,Belastbarkeit
  • Organisationsfhigkeit (Zeitplne und Auftragsorganisation)
  • Lsungsorientiertes Denken

Das bieten wir:

  • einen spannenden Arbeitsplatz in einem internationalen Umfeld und dabei gleichzeitig die Mglichkeit die Welt zu entdecken
  • Organisation und Kostenbernahme der An- und Abreise zum Schiff
  • kostenfreie Absolvierung der notwendigen Sicherheitstrainings direkt an Bord (soweit Heimatland keiner anderen Bestimmung unterliegt)

Benefits whrend des Bordeinsatzes / der Vertragslaufzeit:

  • freie Kost und Logis im Crewbereich
  • kostenfreie Reinigung der an Bord gestellten Uniform / Dienstkleidung
  • Kranken- und Unfallversicherung
  • grozgige Crewbereiche (variiert je nach Schiff): Crew Sonnendeck, Crew Coffee Lounge, Crew Bar, Crew Messe, Crew Gym
  • Whrend der Freizeit Aufenthaltsmglichkeit in Gstebereichen, sowie Nutzungsoption des Gste Fitnessbereichs zu vorgegebenen Zeiten.
  • Nutzungsmglichkeit von Gste Restaurants
  • Attraktive Crewbedingungen fr Spa-Anwendungen, Friseur, Shops
  • organisierte Crew-Ausflge, Crew Events, und vieles mehr...
  • The sea chefs Journey: Training, Coaching und Mentoring, Cross Training-Programme in Absprache. Weitere Infos

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